Van route naar rekening – dezelfde dag
Geweldig, maar… hoeveel tijd verlies je aan handmatige processen? Beheer zowel documentatie als facturatie in één oplossing. Waarom gegevensverzameling in realtime moet gebeuren! Hoe zou een digitale werkdag er in 2025 uit kunnen zien in de gespecialiseerde transportsector?
Wil je weten waar je ligt op de digitale barometer? Probeer onze gratis minitest op deze LINK – hij is gratis!
Hoeveel tijd verlies je aan handmatige processen?
In gespecialiseerd transport is tijd niet alleen geld – het is ook precisie, veiligheid en klanttevredenheid. Toch besteden veel bedrijven nog te veel tijd aan handmatige processen: handgeschreven rittenbriefjes, papieren documenten, excelsheets en dubbele boekingen. Als de chauffeur de bonnen op de stapel op kantoor legt en ze pas later worden ingevoerd, duurt het vaak dagen voordat een order klaar is voor facturatie.
Dit betekent niet alleen vertraging bij het schrijven van de factuur – het betekent ook een gat in het overzicht. Hoeveel opdrachten zijn er eigenlijk afgerond? Welke taken zijn winstgevend geweest? Waar zitten de knelpunten in de planning? Als gegevens alleen op papier of in verschillende systemen beschikbaar zijn, wordt het moeilijk om de activiteiten effectief te beheren.
Je loopt ook het risico fouten te maken die je snel duur kunnen komen te staan. Verkeerd geregistreerde werkuren of ontbrekende documentatie voor een taak kunnen leiden tot verloren facturen en onnodige discussies met klanten. En het ergste van alles is dat het totale werkproces van route tot factuur omslachtig en traag wordt.
Het digitaliseren van de workflow gaat dus niet alleen over tijd besparen. Het gaat om het creëren van samenhang – tussen de cabine, het kantoor en de klant.
Daar weten we wel iets op!
Beheer zowel documentatie als facturatie in één oplossing
Krijg ondersteuning van een systeem waarbij elke transporttaak digitaal wordt geregistreerd – van het plannen van de route tot het voltooien van de taak en het versturen van de factuur. De chauffeur logt in via een app, ontvangt de dagorders en kan het werk documenteren terwijl het gebeurt: foto’s, levertijd, notities en handtekeningen direct op de mobiele telefoon.
Als het werk klaar is, worden de gegevens automatisch naar het kantoor gestuurd waar het systeem de status bijwerkt, de tijd en afstand berekent en de factuur opstelt.
Geen handmatige invoer, geen vergeten notities, geen wachttijd.
Met dit type oplossing hebben zowel de planner als de financiële afdeling toegang tot nauwkeurige, actuele informatie in realtime. Dit maakt het mogelijk om snel te reageren, routes aan te passen, middelen beter te plannen en sneller te factureren.
In de praktijk betekent dit dat een taak die voorheen meerdere dagen in beslag nam om administratief af te ronden, nu nog dezelfde dag kan worden gefactureerd. Tegelijkertijd wordt de kans op fouten verkleind omdat gegevens bij de bron worden vastgelegd – op het moment dat het werk wordt gedaan.
Voor veel bedrijven in de kraan-, grind-, container- en machinelogistiek levert dit zowel tijd als middelen op. Wanneer de chauffeur, planner en financiële medewerker in dezelfde digitale stroom werken, verdwijnen veel van de kleine maar tijdrovende taken die anders uren in beslag nemen in het dagelijks leven.
De effecten zijn merkbaar: minder administratieve uren, snellere betaling door klanten en een betere beslissingsbasis. Tegelijkertijd zorgt het voor meer werknemerstevredenheid omdat de werkdag eenvoudiger en transparanter wordt.
Daar weten we veel van!
Van route tot rekening – op dezelfde dag – zo zal het speciale vrachtsegment eruit zien tegena 2025
De komende jaren zal digitalisering een vanzelfsprekende concurrentieparameter worden in de gespecialiseerde vracht. Bedrijven die gegevens effectief gebruiken, zullen een aanzienlijk voordeel hebben: ze kunnen slimmer plannen, sneller factureren en sneller reageren op veranderingen.
Een digitale werkdag in 2025 zou er zo uit kunnen zien: De planner maakt de routes van de dag in een TMS-systeem dat automatisch rekening houdt met veel aspecten zoals capaciteit, type lading, wegomstandigheden en CO₂-optimalisatie. Chauffeurs krijgen de routes direct doorgestuurd naar hun app, waar ze continu de status, beelden en bestede tijd registreren. De klant ontvangt onderweg updates – en wanneer de klus geklaard is, wordt de factuur automatisch verstuurd met alle benodigde documentatie erbij.
Op kantoor hoeven medewerkers niet dubbel te typen, bonnetjes te zoeken of achter documentatie aan te gaan. In plaats daarvan besteden ze hun tijd aan het opvolgen van klanten, het plannen van de volgende dag en het analyseren van resultaten.
Digitalisering gaat niet over het verwijderen van mensen – het gaat over het geven van betere hulpmiddelen. Wanneer technologie de routines afhandelt, kunnen werknemers zich richten op samenwerking, kwaliteit en service.
In staat zijn om facturen te versturen op dezelfde dag dat een klus is geklaard, is niet langer een verre droom. Het is een noodzakelijke realiteit voor bedrijven die de stap hebben gezet naar volledige digitale consistentie tussen planning, uitvoering en financiën.
2024: vrachtvervoer licht gestegen, komt dat door “same day route to bill”? lees meer op deze LINK
Automatisering tegen lage kosten
Lage kosten automatisering gaat over het implementeren van eenvoudige en kosteneffectieve technologische oplossingen die werkprocessen stroomlijnen zonder dat dit ten koste gaat van het budget.
Zelfs kleine bedrijven kunnen profiteren van automatisering, productiviteit verbeteren en fouten verminderen terwijl de kosten laag blijven door SaaS-oplossingen te gebruiken.
Van route tot factuur – dezelfde dag is automatisering die bijdraagt aan betere bedrijfsomstandigheden.
Geoptimaliseerde processen
Geoptimaliseerde processen zijn de sleutel tot het maximaliseren van de efficiëntie en productiviteit in elk bedrijf. Bijvoorbeeld het automatiseren van repetitieve taken, het stroomlijnen van communicatiekanalen en het verbeteren van het gebruik van middelen. Het resultaat is een flexibeler en kosteneffectievere bedrijfsvoering die niet alleen het concurrentievermogen verhoogt, maar ook een betere werkplek creëert met minder fouten en een hogere medewerkerstevredenheid. Van route naar rekening.
Get leaner, go greener!
Het doel van Solutionwebs is om bedrijven te motiveren en te ondersteunen bij hun inspanningen om hun ecologische voetafdruk te verkleinen en tegelijkertijd hun activiteiten te optimaliseren. Wij geloven dat het mogelijk is om economische groei te bereiken en tegelijkertijd zorg te dragen voor de planeet, en we zijn toegewijd aan het ondersteunen van bedrijven in deze belangrijke reis naar een meer duurzame toekomst. Van route tot factuur – dezelfde dag maakt deel uit van onze belofte.
Klaar voor een (on)geëngageerde vergadering?
We bespreken graag met je met welke (standaard)oplossingen we je kunnen helpen. We bieden je jarenlange ervaring en inzicht in wat werkt en wat niet.
