Digitale documentverwerking (DocScans)
Digitale documenten – een beter overzicht en minder administratie
Of je nu werkt als arts, advocaat of in de transport- en logistieke sector, documenten worden steeds vaker digitaal verwerkt. De reden hiervoor is simpel en praktisch: Je kunt documenten gemakkelijk terugvinden en verwerken. Je kunt als bedrijf veel profijt hebben van het automatiseren van processen. De digitale documentverwerking van DocScans helpt je hierbij. Lees snel verder!
Digitale documenten ondertekenen
Een bijkomend voordeel van deze oplossing is dat het mogelijk is digitale documenten te ondertekenen. Je voorkomt hiermee dat je papieren moet printen, ondertekenen en opsturen. Ook bespaar je vervoerskosten van het papier en je verbruikt veel minder papier waardoor je het milieu minder belast. Of wat dacht je van de tijdswinst? Door te werken met digitale documenten hebben jouw klanten of leveranciers meteen de informatie die zij nodig hebben.
Efficiënt werken zonder papier
Hoe meer je gewend raakt aan digitale documentverwerking, hoe gemakkelijker het wordt om zonder papier te werken. Veel van onze klanten geven aan dat ze simpelweg niet meer weten hoe ze hiervoor efficiënt hebben kunnen werken!
Emailen of uploaden met DocScans
In de praktijk betekent het gebruik van de DocScans-oplossing dat je documenten heel eenvoudig kunt e-mailen of uploaden. DocScans is in zakelijke context een zeer waardevolle oplossing. Zo upload of e-mail je bestellingen of verzendingen snel naar bijvoorbeeld jouw mobiele medewerkers, contacten of wagenpark. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor het e-CMR, de digitale vrachtbrief.
Vanuit jouw persoonlijke digitale documentenarchief kan je linken naar ieder systeem dat je maar wilt. Je kunt dan denken aan een klantenportaal, boekhoudsysteem of CRM-systeem.
DocScans – digitale documentverwerking
Om optimaal gebruik te maken van de kansen en mogelijkheden die DocScans biedt, raden wij aan om met twee varianten te werken:
- Algemene archiveringsoplossing – bestaande uit alle basisopties van DocScans die je in staat stellen om efficiënter te werken binnen jouw hele organisatie.
- AI-oplossing – de geavanceerde DocScans functionaliteit die gebruik maakt van Artificial Intelligence.
Documentverwerking via Artificial intelligence (AI)
Verrijk DocScans met de ingebouwde AI-oplossing om de productiviteit binnen jouw organisatie naar een ongekende hoogte te brengen. Onze slimme software kan documenten inlezen op basis van verstrekte informatie. Een goed voorbeeld is bijvoorbeeld het aanmaken van orders op basis van een PDF-document. De praktijk wijst uit dat dit een onwijs grote efficiëntieslag kan opleveren!
DocScans – óók voor onderweg
Het beschikbaar stellen van digitale documenten is ook binnen de sector transport en logistiek van groot belang. Zo heeft een chauffeur onderweg alle documenten paraat die nodig zijn om een rit compleet en veilig uit te voeren. Door te kiezen voor digitale documentverwerking zadel je jouw personeel niet op met een hoop papieren administratie. Combineer je DocScans-oplossing met onze mobiele medewerker chauffeurs-app, zodat ook foto’s van leveringssituaties eenvoudig geüpload worden. Alle gegevens worden netjes en centraal opgeslagen in de cloud en zijn altijd toegankelijk wanneer je toegang hebt tot internet.
